La tenue des registres matricules se faisait selon des règles précises.Le registre matricule comprend tous les jeunes gens qui n'ont pas été déclarés impropres à tout service actif ou auxiliaire. Il est établi pour chaque classe et tenu par le commandant du bureau de recrutement de chaque subdivision de région, ici, il s'agit de la 7e Région, Subdivision de Belfort. Les hommes sont inscrits sur le registre matricule dans l'ordre où les cantons ont été examinés par le conseil de révision, en suivant, dans chaque canton, l'ordre des tirages au sort. Le registre matricule forme autant de volumes que le nombre des hommes de la subdivision l'exige. Chaque volume est destiné à l'inscription de 500 hommes.

Chaque homme inscrit sur le registre matricule et compris par le conseil de révision dans l'une des 7 parties de la liste de recrutement cantonal reçoit un numéro matricule. Ce numéro ne doit être inscrit dans la case destinée à cet effet qu'après que les listes de tous les cantons ont été définitivement arrêtées. La série des numéros matricules doit se suivre sans interruption. Le numéro matricule de l'homme le suit jusqu'à sa libération définitive du service militaire ou sa radiation des contrôles de l'armée. Les jeunes gens qui, après avoir été ajournés à un nouvel examen par le conseil de révision, sont exemptés, et les hommes immatriculés qui cessent d'appartenir à l'armée pour une cause quelconque (réformes, décès, etc...), sont rayés par un trait à l'encre, passé sur le feuillet qui les concerne.

Le commandant du bureau de recrutement inscrit pour tous les hommes appelés à l'activité, la date de leur mise en route et celle de leur activité au corps, ainsi que le numéro sous lequel ils sont immatriculés. Le détail des services et toutes les mutations qui surviennent dans la position des hommes jusqu'à leur libération définitive du service militaire sont inscrits dans celle des cases destinées à recevoir ces indications, suivant que les hommes appartiennent à l'armée active, à la disponibilité ou à la réserve de ladite armée, ou à l'armée territoriale et à sa réserve.

Un répertoire alphabétique contenant les noms de tous hommes immatriculés de chaque classe sera établi séparément, toutefois pour les registres plus anciens (des classes 1867 à 1881 inclus), le répertoire est compris à la fin ou au début de chaque volume. Il est possible de trouver à la fin de chaque table des listes de noms de soldats recensés dans des classes postérieures soit par le fait d'omissions, de demande de naturalisation et sont de ce fait reportés dans la table de la classe à laquelle ils auraient du appartenir.

Voici la liste des lois, décrets et ordres permettant de clarifier la tenue de certain registre :
• Décret du 2 septembre 1914 : la classe 1915 a été recensée et incorporée prématurément en raison de la campagne contre l'Allemagne et ses Alliés.
• Décret du 3 décembre 1914 : la classe 1916 a été recensée et incorporée prématurément en raison de la campagne contre l'Allemagne et ses Alliés. Les hommes de la classe 1887 sont maintenus à disposition du Ministre de la Guerre jusqu'à la cessation des hostilités.
• Pour les ajournés de la classe 1914, leur date de passage dans la réserve est fixée au passage dans la réserve des hommes de la classe 1915.
• Loi du 6 avril 1915 : la classe 1917 a été recensée et incorporée prématurément en raison la campagne contre l'Allemagne et ses Alliés.
• Loi du 24 octobre 1915 : les hommes de la classe 1888, soit dans leur foyer, soit présents sous les drapeaux, sont maintenus à disposition du Ministre de la Guerre jusqu'à la cessation des hostilités.
• Loi du 1er décembre 1916 : la classe 1918 a été recensée et incorporée prématurément en raison de la campagne contre l'Allemagne et ses Alliés.
• Les jeunes ayant contracté des engagements volontaires pendant les années 1917-1918 sont inscrits dans les registres matricules par années de naissance au lieu d'être portés sur les listes de matricules en attendant le recensement de leur classe d'âge, par ordre du chef de bataillon L'Ecallard. De plus, n'ayant pu obtenir, en raison des hostilités, des imprimés de listes matricules nécessaires pour inscrire les nombreux engagés volontaires du bureau, il s'en suit, que le présent volume comporte des jeunes gens recensés dans les différents cantons de la subdivision. (registre 1R284)
• Loi du 2 août 1918 : la classe 1920 a été recensée prématurément en raison des circonstances de guerre .
• Loi du 2 août 1920 : la classe 1920 a été recensée prématurément en raison des circonstances de guerre.

Le ressort géographique du bureau de recrutement de Belfort était le suivant
• Doubs : cantons de Montbéliard, Hérimoncourt, Maîche, Saint-Hippolyte, Pont de Roide et Audincourt (arrondissement de Montbéliard) et cantons de Rougemont, Clerval, Isle-sur-le-Doubs, Roulans, Vercel, Pierrefontaine les Varrants, Le Russey (arrondissement de Baume-les-Dames).
• Territoire de Belfort : cantons de Belfort, Delle, Fontaine, Giromagny, Rougemont-le-Château.
• Haute-Saône : canton de Champagney (arrondissement de Lure).

Tenus par l'armée, et non par l'administration préfectorale, les registres matricules établis par les bureaux de recrutement ont été versés aux archives départementales par le bureau central des archives administratives militaires (BCAAM) à Pau.

Les états signalétiques comportent des données très précises sur chaque soldat : état civil, signalement, décision du conseil de révision, détail des services, campagnes, blessures, citations, décorations...

Les registres matricules des classes 1867 à 1909 ont été numérisés et sont consultables librement en ligne à partir de cet instrument de recherche.

D'après la loi du 15 juillet 2008, les documents sont librement communicables après un délai de 120 ans à compter de l'année de naissance des personnes concernées ou 25 ans après le décès, en raison des informations médicales présentes sur les matricules.

Les reproductions peuvent être obtenues par les internautes à partir de leur imprimante personnelle ou en salle de lecture en s'acquittant des frais. En cas de publication, il convient de se rapprocher des Archives départementales.

Un répertoire numérique de la sous-série 1 R, anonyme, 38 p.

Pour toute recherche portant sur l'actuel Territoire de Belfort avant 1870, il est indispensable de consulter les fonds conservés aux archives départementales du Haut-Rhin à Colmar. L'arrondissement de Belfort, dont le ressort dépassait largement celui de l'actuel département, faisait en effet partie du Haut-Rhin jusqu'en 1870. La plupart des documents portant sur l'ensemble de l'arrondissement sont restés à Colmar.