Connaître ses obligations
Etat du droit
Les archives des administrations sont des archives publiques.
Responsabilité
Tout fonctionnaire est responsable des documents qu'il produit ou reçoit, mais n'en est pas propriétaire. Tout producteur d'archives publiques est tenu d'assurer la gestion et la conservation de ses archives et de verser ses archives définitives aux Archives départementales à l'échéance de leur DUA.
Elimination d'archives
Toute élimination d’archives publiques est soumise au visa préalable du directeur des Archives départementales par l’intermédiaire d’un bordereau d’élimination. Ce n’est qu’au retour de ce visa validé que la destruction est possible. Toute élimination faite sans ce visa peut faire l'objet d'une sanction pénale (Code du patrimoine, art. L214-1 à L214-10).
Rôle des Archives départementales
Les services administratifs sont soumis au contrôle scientifique et technique des Archives départementales. Des visites d’inspection sont régulièrement organisées dans les services. Lors de ces visites, les Archives départementales apportent leur aide et conseils pour une bonne gestion des archives en :
- rappelant la réglementation en vigueur ;
- conseillant sur toutes les questions d’archivage ;
- expliquant les principales règles de traitement des archives (tris, éliminations, classement) ;
- identifiant précisément les archives historiques ;
- vérifiant l’état sanitaire des documents.
Locaux d'archives
Toute construction ou aménagement d’un local d’archives doit être soumis au préalable à l’avis du directeur des Archives départementales.