Conserver, classer et communiquer ses archives
L’administration des Archives produit et réactualise régulièrement des instructions facilitant le tri et la conservation des documents produits par les centres hospitaliers.
Conservation
Les frais de conservation et de classement des archives représentent une dépense obligatoire pour le centre hospitalier (arrêté interministériel du 11 mars 1968, art. 2). Les archives des centres hospitaliers doivent être conservées au sein de l’établissement ou auprès d’un prestataire agréé par le ministère de la Culture ; les espaces qui leur sont réservés devant être fermés à clé et uniquement accessibles par le personnel.
Tout projet d’aménagement de local ou d’espace destiné à la conservation de documents d’archives est soumis à l’avis préalable du directeur des Archives départementales : un dossier technique accompagné des plans doit lui être adressé avant le démarrage des travaux.
Classement
Archives antérieures à 1970 : cadre de classe de 1968.
Archives postérieures à 1970, accès par compétences :
- services financiers : circulaire AD n° 93-5, du 26 novembre 1993,
- services administratifs chargés de la gestion des hospitalisation et des consultations : circulaire AD n° 94-2, du 18 janvier 1994,
- gestion du personnel et de la formation : circulaire AD n° 94-6, du 18 juillet 1994,
- patrimoine foncier, immobilier et mobilier : circulaire AD n° 94-10, du 7 octobre 1994,
- administration générale : circulaire AD n° 94-11, du 20 octobre 1994,
- dossier médical, instruction 2007-001 du 3 janvier 2007, instruction 2007-014 du 14 août 2007.
Si les informations présentes dans les textes réglementaires ne permettent pas de fixer la durée d’utilité administrative et le sort final d’un document, il convient de contacter les Archives départementales qui peuvent proposer leur aide pour la mise en place d’un tableau de gestion.
Communication
Les archives des centres hospitaliers sont des archives publiques, et sont donc soumises aux règles de communicabilité fixées par la loi, qui, tout en instituant le principe de libre communicabilité immédiate, introduit des délais protégeant certaines informations (secret médical, notamment).
À noter :
- le prêt de documents d’archives à des particuliers est strictement interdit ;
- la consultation doit se faire au sein du centre hospitalier, sous la surveillance permanente et directe d’un agent ;
- les photocopies de documents reliés sont strictement interdites ;
- la communication du dossier médical est encadrée par l’article L1111-7 du Code de la santé publique.