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Eliminer ses archives

A quoi ça sert ?

L’élimination méthodique et régulière des archives qui n’ont plus d’intérêt administratif, juridique, judiciaire, ni historique permet : 

  • de maîtriser la masse des documents produits ;
  • de mettre en évidence les documents essentiels ;

D’où

  • un gain de temps lors d’une recherche ;
  • un gain de place significatif ;
  • une plus grande efficacité.

Comment procéder ?

Que peut-on éliminer ?

  • Sans  bordereau d’élimination :

La documentation périmée et les doublons au sein des dossiers.

  • Avec bordereau d’élimination

- Les documents qui ont atteint la fin de leur Durée d’Utilité Administrative (DUA) et qui ne présentent plus aucun intérêt.

- Les brouillons, les notes manuscrites, les documents préparatoires s’ils n’apportent pas d’informations importantes, les bordereaux d’envoi.

Pour connaître la liste de ces documents, reportez-vous au tableau de gestion de votre service, le cas échéant, aux circulaires existantes ou contactez les Archives départementales.

Pourquoi rédiger un bordereau d’élimination ?

  • Le service qui projette d’éliminer des dossiers doit en dresser une liste qu’il soumet aux Archives départementales pour visa.
  • La rédaction du bordereau d’élimination est une procédure obligatoire : toute élimination d’archives publiques est interdite sans l’obtention, au préalable, du visa du directeur des Archives départementales, même si leur élimination est prévue par une circulaire ou un tableau de gestion.
  • Ne pas utiliser d’abréviations, ni de sigle.
  • Le bordereau d’élimination est une pièce réglementaire qui, après signature du directeur des Archives départementales, vous autorise à détruire les dossiers et dégage votre responsabilité.
  • Il est également le seul témoin de l’existence antérieure des documents.

Comment obtenir le visa du directeur des Archives départementales ?

  • Transmettre la version préparatoire de votre bordereau à votre référent archives pour d’éventuelles modifications ou corrections.
  • Transmettre le bordereau, signé du chef de service en deux exemplaires originaux au directeur des Archives départementales pour visa.
  • Après instruction, les Archives départementales vous renvoient un exemplaire du bordereau. 

Il est à conserver par le service.

Comment procéder à la destruction physique des dossiers ?

  • Attendre le retour du visa du directeur des Archives départementales avant de détruire les documents.
  • Vous êtes responsable de la destruction des documents portés sur le bordereau d’élimination. 
  • Pour des raisons de confidentialité, vous devez détruire les documents par broyage, déchiquetage ou incinération.

 

Comment rédiger un bordereau ?

Vous pouvez générer directement vos bordereaux d'élimination en vous identifiant dans le logiciel de gestion des Archives départementales. Pour connaître la démarche, télécharger le mode d'emploi suivant.

Rappel des obligations réglementaires 

Vous devez obligatoirement attendre d’avoir reçu le visa de la Direction des Archives départementales pour procéder à l’élimination d’archives publiques (Code du patrimoine, art. R252-51). Des sanctions pénales sont prévues par le code du patrimoine et le code pénal pour destructions d'archives publiques. 

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