Externaliser ses archives
A quoi ça sert ?
L’externalisation est un transfert physique d’une partie des archives papier et/ou électroniques d’une collectivité ou d’une administration vers un lieu de stockage privé (magasins et serveurs de stockage sécurisés). La collectivité/administration reste propriétaire de ses archives externalisées. Elle ne concerne cependant que les archives courantes et intermédiaires.
Pour les archives papier, cette pratique permet de :
- régler les problèmes de saturation de locaux.
- garantir une conservation optimum des archives sélectionnées qui sont entreposées dans des conditions climatiques adaptées.
Pour les archives électroniques, cette pratique permet de :
- libérer de l’espace de stockage sur les serveurs.
- maîtriser les coûts engendrés par les redondances des systèmes.
Comment procéder ?
Adresser une déclaration de dépôt d’archives courantes et intermédiaires par lettre recommandée avec demande d’avis de réception au directeur des Archives départementales, chargé du contrôle scientifique et technique.
Elle doit comporter les informations suivantes :
- contexte.
- objectifs et durée prévisionnelle de l’opération.
- liste et dates extrêmes des archives déposées.
- volume, métrage linéaire ou nombre des documents.
Un contrat de dépôt est conclu par écrit. Il contient des clauses relatives à :
- La nature et le support des archives déposées,
- La description des prestations réalisées : contenu des services et résultats attendus,
- La description des moyens mis en œuvre par le dépositaire pour la fourniture des services,
- Les dispositifs de communication matérielle et d'accès aux archives par le déposant,
- Si le dépositaire procède à des modifications ou à des évolutions techniques, ses obligations à l'égard du déposant,
- Une information sur les garanties permettant de couvrir toute défaillance du dépositaire,
- Les dispositifs de restitution des archives déposées à la fin du contrat de dépôt, assortis d'un engagement de destruction intégral des copies que le dépositaire aurait pu effectuer pendant la durée du contrat,
- Une information sur les conditions de recours à des prestataires externes ainsi que les engagements du dépositaire pour que ce recours assure un niveau équivalent de garantie au regard des obligations pesant sur l'activité de conservation,
- Les polices d'assurance que le dépositaire souscrit pour couvrir les dommages et pertes que pourraient subir les archives déposées ; le contrat prévoit que celles-ci excluent expressément les archives déposées du champ d'application de la clause de délaissement,
- La durée du contrat et les conditions d'un éventuel renouvellement.
Transmettre ce contrat au directeur des Archives départementales, qui dispose d’un délai d’un mois pour formuler ses observations. La signature du contrat ne peut intervenir qu’à l’issue de ce délai. Le directeur des Archives départementales doit être destinataire d’un exemplaire du contrat signé.
Rappel des obligations réglementaires
Vous devez effectuer le dépôt et la conservation d’archives intermédiaires uniquement auprès d’une société agréée à cet effet par le Service Interministériel des Archives de France (Code du patrimoine, art. R212-19 à 31). Le directeur des Archives départementales doit être avisé de ce dépôt provisoire et doit valider le projet de contrat avant de pouvoir effectuer le transfert.
Contact
Service Interministériel des Archives de France pour la liste des tiers archiveurs agréés sur le site Francearchives.