Que faire en cas de sinistre?
A quoi ça sert ?
Qu’il s’agisse de catastrophes naturelles (orages, inondations, contamination par des micro-organismes, rongeurs,…) ou de dommages causés par l’Homme (incendies, dégâts des eaux, vices de construction,…), vous pouvez être confrontés à la gestion d’un sinistre touchant vos documents. La perte d’archives suite à un sinistre peut avoir de lourdes conséquences sur le bon fonctionnement d’une administration.
Comment procéder ?
Sécuriser et prévenir
- Sécuriser les lieux en n’autorisant l’accès aux locaux qu’aux personnes nécessaires à la gestion du sinistre.
- Appeler les pompiers.
- Informer votre hiérarchie et les Archives départementales le plus rapidement possible. Les Archives départementales vous apporteront de l’aide pour évaluer les dégâts et vous conseilleront sur la conduite à tenir.
- Dresser un état des lieux.
- Rédiger un rapport décrivant l’état des locaux et des documents suite au sinistre et prendre des photos venant illustrer ce rapport.
- Contacter la compagnie d’assurance de votre service sous 48 heures, en précisant bien le type de documents endommagés.
Remettre en état les locaux
- Suite à un incendie, désenfumer, les lieux et nettoyer le mobilier et les murs.
- Suite à une inondation ou à un dégât des eaux, évacuer l’eau stagnante et nettoyer les locaux.
- Veiller à réguler la température et l’humidité afin d’éviter le développement de moisissures, en installant notamment un déshumidificateur et des ventilateurs (le chauffage seul risque de faire augmenter l'humidité et ainsi le risque de moisissures).
Remettre en état les documents
- Eloigner les documents de la zone sinistrée ; attention à effectuer les déplacements de documents dans un ordre cohérent afin de limiter les risques de perte et les mélanges de dossiers.
- Séparer les documents endommagés des autres en les triant (secs/humides/mouillés/ brûlés/peu brûlés, etc.).
- Si les documents ont pris l’eau, les sortir de leurs boîtes et les étaler pour les faire sécher et limiter le risque de développement de moisissures ; du papier buvard ou absorbant (blanc, sans motifs colorés) peut être placé entre les pages des documents touchés.
- Contacter éventuellement des entreprises spécialisées qui pourront vous apporter une aide technique (restauration, désinfection, désinsectisation, congélation, etc.). Une liste de ces dernières peut vous être fournie par les Archives départementales.
Rappel des obligations réglementaires
Vous avez l’obligation de réagir rapidement à un sinistre puisque selon le Code du patrimoine, art. L212-6 et L212 6-1, les collectivités territoriales sont propriétaires et responsable de la conservation de leurs archives.
Vous devez prévenir le préfet de tout sinistre impliquant la perte ou la détériorations d’archives publiques (Code du patrimoine, art. R212-53).
Contact
- Pompiers : 18