Verser ses archives
A quoi ça sert ?
Le versement méthodique et régulier des archives permet de valoriser les documents possédant un intérêt administratif, juridique, judiciaire et historique.
Il permet également :
- de maîtriser la masse des documents produits ;
- de libérer de l’espace dans les bureaux ;
- d’assurer la pérennité et la transmission de la mémoire ;
- d’avoir un travail d’archivage plus léger et plus rapide à réaliser. La tâche sera donc moins pénible ;
- de retrouver facilement et rapidement les documents dont vous pouvez avoir besoin car ils seront précisément inventoriés.
Comment procéder ?
Que verser ?
- Les dossiers qui figurent à conserver dans les tableaux de gestion ou les circulaires.
- Les dossiers importants pour l’histoire du service, de l’administration ou du département.
- Privilégier les documents définitifs aux documents préparatoires.
- En cas de doute, contacter les Archives départementales.
Comment préparer un versement ?
- Mettre les dossiers en ordre :
Vérifier qu’ils sont regroupés de façon cohérente ;
Vérifier que les titres portés sur les chemises correspondent à leur contenu et que les dates sont exactes ;
- Conditionner les dossiers : les boîtes doivent être des boîtes propres et solides : les boîtes sont remplies correctement, ni trop, ni trop peu. Les boîtes de largeur de 10 à 12 cm sont à privilégier.
- Numéroter chaque boîte de 1 à n ainsi que les registres (numérotation en continu) : ne pas mettre de numéro bis ou ter ni revenir à 1 pour une nouvelle catégorie de documents.
- Compléter le bordereau de versement : les Archives départementales n’acceptent aucun versement sans bordereau de versement préalablement transmis pour validation. C'est un document contractuel : signé par le chef de service et le directeur des Archives départementales ; il vaut décharge pour le service demandeur et prise en charge de la responsabilité par les Archives départementales.
- Compléter les bordereaux en suivant une rédaction soigneuse afin que les Archives départementales puissent retrouver rapidement les documents que vous demanderez à consulter par la suite.
- Décrire chaque boîte à l’aide d’une description courte et précise, énonçant l’objet de l’affaire traitée, l’action administrative et les dates extrêmes (proscrire « affaires diverses », « divers », « affaires générales »).
- Développer tous les signes et abréviations.
Comment rédiger un bordereau ?
Vous pouvez générer directement vos bordereaux de versement en vous identifiant dans le logiciel de gestion des Archives départementales. Pour connaître la démarche, télécharger le mode d'emploi suivant.
Rappel des obligations réglementaires
Code du patrimoine, art. R212-16 et 17.