Connaître ses obligations
Etat du droit
Les archives communales sont des archives publiques.
Responsabilité
Selon les dispositions du Code du patrimoine, les communes et les EPCI sont propriétaires de leurs archives et doivent en assurer la bonne conservation et la mise en valeur.
Les frais de conservation et de restauration des archives sont des dépenses obligatoires.
Le maire ou le président d’EPCI est responsable au civil et au pénal du maintien de l’intégrité des archives de la collectivité.
Elimination d'archives
Toute élimination d’archives publiques est soumise au visa préalable du directeur des Archives départementales par l’intermédiaire d’un bordereau d’élimination. Ce n’est qu’au retour de ce visa validé que la destruction est possible. Toute élimination faite sans ce visa peut faire l'objet d'une sanction pénale.
Bonne gestion des archives
Les archives communales sont soumises au contrôle scientifique et technique des Archives départementales. Des visites d’inspection sont régulièrement organisées dans les communes. Lors de ces visites, les Archives départementales apportent aide et conseils pour une bonne gestion des archives en :
- rappelant la réglementation en vigueur ;
- conseillant l’élu sur toutes les questions d’archivage ;
- expliquant les principales règles de traitement des archives (tris, éliminations, classement) ;
- identifiant précisément les archives historiques ;
- vérifiant l’état sanitaire des documents.
Si la mauvaise conservation des archives est constatée, le Préfet peut ordonner le dépôt d’office aux Archives départementales ; ce dépôt d'office peut être accompagné d’une sanction pénale.
Locaux d'archives
Toute construction ou aménagement d’un local d’archives doit être soumis au préalable à l’avis du directeur des Archives départementales.
Elections municipales
A chaque élection d’un nouveau maire (même si celui-ci reste inchangé), un procès-verbal de décharge et de prise en charge des archives de la commune doit être dressé et signé par le maire entrant et le maire sortant. Il doit être accompagné d’un récolement sommaire ou détaillé des archives.