Faire un récolement
Etat du droit
Le récolement réglementaire des archives des communes et des EPCI est obligatoire après chaque élection municipale ou renouvellement de Conseil communautaire, ou après chaque changement de maire ou de président même en cours de mandat (après un décès ou une démission).
Il s'agit d'un acte important de prise en charge du fonds d’archives d’une collectivité.
A quoi ça sert ?
Le récolement règlementaire recense l’ensemble des archives conservées dans la mairie et ses annexes.
Le terme « archives » recouvre l’ensemble des documents produits par la collectivité, dès leur création. Par conséquent, le récolement concerne non seulement les documents conservés dans les locaux spécifiques destinés aux archives mais aussi ceux stockés dans les bureaux.
Le récolement décharge l’ancien Conseil municipal/communautaire de sa responsabilité juridique sur les documents et la transfère à la nouvelle mandature.
Un récolement bien exécuté permet de connaître, salle par salle, le contenu du fonds d’archives. A ce titre, il facilite les recherches.
Sur la base du récolement, les Archives départementales peuvent préconiser des éliminations règlementaires et vous proposer une visite de vos locaux.
Mode d'emploi
* Un procès-verbal de transfert des archives signé par le maire sortant et le maire entrant.
Deux listes des archives conservées dans les locaux (salles archives et/ou bureau) :
- la liste des documents des collections fondamentales (état civil, délibérations, arrêtés et cadastres pour les communes ; décisions, délibérations et arrêtés pour la communauté).
- une liste générale.
* Plus le récolement est précis, plus il est efficace et facile d’utilisation. La liste générale des archives peut se contenter d’énoncer de grands ensembles. En revanche, la liste des collections fondamentales (état civil, cadastre, registres de délibérations) doit être précise.
* Une fois rempli, le document doit être imprimé en 3 exemplaires. Le premier exemplaire est à conserver en mairie, le second est destiné au maire sortant, le troisième doit être envoyé aux Archives départementales par courrier.