Gérer ses archives électroniques
A quoi ça sert ?
« Les archives sont l’ensemble des documents y compris les données, quels que soient leur date, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité » (Article L211-1 modifié par la loi n°2016-925 du 7 juillet 2016 - art. 59).
L’AFNOR (association française de normalisation) définit l’archivage numérique comme « l’ensemble des actions visant à identifier, recueillir, classer, conserver, communiquer et restituer des documents électroniques, pour la durée nécessaire à la satisfaction des obligations légales ou pour des besoins d’informations ou à des fins patrimoniales ».
- faire face aux risques juridiques, administratifs, financiers et de perte d’informations engendrés par une mauvaise gestion et conservation de l’information ;
- être conforme aux exigences règlementaires et législatives pour faire face aux risques de contentieux ;
- optimiser le partage et la recherche d’informations des documents électroniques ;
- être capable d’assurer la pérennité de ce nouveau patrimoine mémoire de la collectivité…
tout en tenant compte et en accompagnant les administrations pour que les archives, plutôt qu’un poids, deviennent un élément stratégique, fédérateur et dynamisant de la structure.
Comment procéder ?
La problématique de gestion des archives numériques est la même que pour le papier : comment classer, retrouver, et combien de temps conserver des données électroniques.
Les risques d’égarement, de destruction, d’altération sont plus importants que pour les archives papier car la donnée électronique est plus instable.
Rappel des obligations réglementaires
L’archivage numérique ou électronique concerne à la fois des documents numériques et des documents numérisés.
Responsabilités liées à la gestion des Archives :
- Inaliénabilité et imprescriptibilité : selon la loi, chaque agent est responsable des dossiers qu’il gère mais il n’en est pas propriétaire (Code du patrimoine et Code général de la propriété des personnes publiques).
- Secret professionnel (Code du patrimoine, art. L211-3).
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