Gérer ses archives papier
A quoi ça sert ?
La gestion des archives répond à un triple intérêt :
- Assurer la gestion courante d’un organisme et disposer en permanence des informations utiles à l’accomplissement de ses missions : les archives ont une valeur administrative.
- Assurer la justification des droits et obligations des personnes morales et des citoyens : les archives ont une valeur probante ou juridique et judiciaire.
- Assurer la sauvegarde d’une mémoire institutionnelle stable et authentique : les archives ont une valeur de témoignage ou valeur historique.
Comment procéder ?
Traditionnellement, le cycle de vie des documents se découpe en trois périodes successives :
- Les archives courantes : dossiers qui servent à la gestion quotidienne des affaires. Utilisés fréquemment, ils sont conservés à proximité des utilisateurs, dans les bureaux.
- Les archives intermédiaires : dossiers qui ne sont plus d’usage courant mais néanmoins conservés pour des impératifs de gestion et/ou des impératifs juridiques et qui sont en cours de DUA Ils sont conservés à proximité, souvent dans un local de préarchivage.
- Les archives définitives ou historiques : dossiers qui ont atteint la fin de leur Durée d’Utilité Administrative et qui présentent un intérêt administratif, juridique, judiciaire et historique permanent sont à verser aux Archives départementales. Les Archives dont la DUA est échue et qui ne présentent pas d’intérêt administratif, juridique, judiciaire et historique peuvent être éliminées après rédaction d’un bordereau d’élimination à faire viser par la Direction des Archives départementales.
Rappel des obligations réglementaires
« Les archives sont l’ensemble des documents y compris les données, quels que soient leur date, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité » (Article L211-1 modifié par la loi n°2016-925 du 7 juillet 2016 - art. 59).
Responsabilités liées à la gestion des Archives :
- Inaliénabilité et imprescriptibilité : selon la loi, chaque agent est responsable des dossiers qu’il gère mais il n’en est pas propriétaire (Code du patrimoine et Code général de la propriété des personnes publiques).
- Secret professionnel (Code du patrimoine, art. L211-3).
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