Transférer des compétences
A quoi ça sert ?
Lors d’un transfert de compétence entre deux administrations ou collectivités locales, celle qui prend les compétences de l’autre doit prendre en charge les archives liées à cette compétence afin d’assurer la continuité du service.
Comment procéder ?
La question du devenir des archives, lors d’un transfert de compétence entre deux administrations, nécessite une attention particulière.
Les points clés à ne pas oublier sont :
Que faire avant le transfert ?
- Repérer dans les bureaux et espaces de stockage (y compris les serveurs informatiques) les dossiers et documents rentrant dans le champ du transfert de compétence.
- Préparer l’élimination des archives ne présentant aucun intérêt historique, administratif, juridique ou judiciaire, dont la durée d’utilité administrative est arrivée à échéance.
- Réaliser le versement aux Archives départementales des archives dont la durée d’utilité administrative est arrivée à échéance.
Rédiger une convention de transfert des archives.
Transférer les documents dont la durée d’utilité administrative n’est pas encore arrivée à échéance à l’organisme qui reprend la compétence. Le transfert s’accompagne d’un protocole qui tient lieu de décharge et prise en charge.
Rédiger ce protocole en trois exemplaires, signés par les deux parties
Remettre un des exemplaires aux Archives départementales.
Effectuer le transfert.
- Négocier les conditions matérielles du transfert entre les deux organismes.
- Le service destinataire doit s’assurer que les espaces de stockage nécessaires pour accueillir les archives transférées sont disponibles et en conformité avec les normes de sécurité en vigueur.
Rappel des obligations réglementaires
Vous devez faire précéder le transfert des archives par la signature d’un protocole de transfert conformément aux prescriptions du Code général de la propriété des personnes publiques, article L3112-1. Ce protocole doit être signé par les deux parties et le directeur des Archives départementales.
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