Déménager ses archives
A quoi ça sert ?
Déménagement d'un service, fusion de communes, aménagement d'un nouveau local : plusieurs raisons peuvent amener à préparer un déménagement de ses archives. Quel que soit le volume concerné, il s'agit d'une opération nécessitant une bonne préparation en amont. Les Archives départementales peuvent vous conseiller dans la préparation de votre déménagement.
Comment procéder ?
Avant le déménagement
- Réaliser les éliminations réglementaires et les versements aux Archives départementales afin de ne transférer que les documents à conserver par le service.
- Faire le point sur le volume à déménager.
- Vérifier l’état matériel des documents à déménager pour éventuellement prévoir une restauration.
- Vérifier l’état matériel des boites de conditionnement et prévoir éventuellement l’acquisition de nouvelles boites pour remplacer celles endommagées.
- Etablir un récolement précis de ce qui va être déménagé.
- Préparer l'aménagement du nouveau local en tenant compte du métrage d'archives conservées et de l'accroissement prévisionnel sur plusieurs années (soit le métrage produit annuellement - le métrage éliminé annuellement).
- Définir les modalités de réalisation du déménagement : la réalisation en interne impliquera de se doter des moyens humains nécessaires et de dégager du temps ; la réalisation par un prestataire nécessitera la rédaction d'un cahier des charges précis (modalités de transport, ordre de transfert, plan de mise en place des archives dans le nouveau local, etc.).
- Etablir un planning prévisionnel des opérations.
- Numéroter les boites et établir une liste des archives à déménager mentionnant leur emplacement dans l'ancien et le nouveau local de stockage.
Lors du déménagement
- Répartir les archives dans le local en les rangeant par service producteur (réserver pour chacun d'eux une marge d'accroissement pour plusieurs années).
- Au cours du transfert, vérifier chaque jour que les boites listées ont bien été déménagées et mettre à jour la liste en indiquant leur nouvel emplacement de conservation.
Rappel des obligations réglementaires
Vous devez signaler tout projet de construction, d’extension ou d’aménagement de lieu à usage d’archives au préfet qui dispose d’un délai de deux mois pour faire connaître son avis (Code du patrimoine, art. R212-54). Les Archives départementales peuvent apporter une expertise technique en amont du projet.
Autre(s) fiche(s) pratique(s)