Numériser ses archives
A quoi ça sert ?
Numériser les documents d’archives a plusieurs objectifs :
- En faciliter la communication à un plus large public.
- Préserver le document original des manipulations.
- Faciliter la gestion quotidienne des dossiers.
- Eliminer par anticipation des masses importantes de papier tout en garantissant la valeur probante de la copie numérique.
Comment procéder ?
Distinguer deux processus différents : numériser et dématérialiser
- Numériser, c’est transformer des documents papiers en documents électroniques en les scannant ou photographiant avec un appareil numérique,
- Dématérialiser, c’est produire directement des dossiers administratifs de façon informatique sans recourir à une version papier.
Organiser la numérisation en interne ou en externalisant la prestation, passe par la mise en œuvre d’un protocole précis et strict dans la façon de procéder :
- Préparer les dossiers à numériser en retirant les pièces inutiles.
- Construire une arborescence des fichiers à conserver.
- Réaliser un plan de nommage simple des documents.
- Définir les caractéristiques techniques des fichiers ou images numériques en privilégiant une résolution de 300 dpi minimum, en choisissant des formats de fichiers normalisés (PDF/A, TIF, Xml) ou des formats ouverts (OpenDocument, JPG) plutôt que des formats propriétaires.
- Réaliser un tableau de gestion des documents numériques pour préciser leur DUA et leur sort final.
- Créer des accès sécurisés aux serveurs sur lesquels seront conservées les données numériques.
- Dématérialiser totalement un processus administratif fait du fichier électronique le document original.
Que faire des originaux papiers après numérisation ?
- Conserver la version papier originale du document jusqu’à la fin de sa DUA car dans la plupart des cas ce document original est seul à avoir force probante.
- Verser la version papier après la fin de la DUA si les documents sont à conserver.
- Eliminer la version papier après la fin de la DUA si les documents sont éliminables.
- Eliminer la version papier avant la fin de la DUA si les documents sont éliminables, si leur numérisation a été réalisée selon la norme NF Z42-026 leur donnant ainsi une force probante.
Dans tous les cas, vous devez solliciter l’accord des Archives départementales avant toute opération quelle qu’elle soit.
Que faire des documents numériques après numérisation ?
- Prévoir un coffre-fort numérique dans certains cas pour conserver de façon sécurisée ces documents.
- Prévoir des accès sécurisés et différenciés sur les serveurs où sont conservés les documents, selon les usages et les habilitations des agents.
- Procéder régulièrement aux éliminations réglementaires de ces archives électroniques à la fin de la DUA.
- Etablir des protocoles de versements dans le système d’archivage électronique des Archives départementales pour les archives électroniques à conserver définitivement.
Dans tous les cas, vous devez solliciter l’accord des Archives départementales avant toute opération quelle qu’elle soit.
Rappel des obligations réglementaires
Vous devez suivre le décret 2016-1673 du 5 décembre 2016 pour produire des documents numériques avec force probante au sens de l’article 1379 du code civil.
Vous devez vous appuyer sur la norme NF Z42-026 pour procéder à la numérisation avec maintien de la force probante de documents papiers en vue de leur élimination.
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